Politique de confidentialité

Responsable du traitement

Scale4win — SIRET 517 789 525 00022 — 59 boulevard Henri Dunant, 91100 Corbeil-Essonnes, France. Contact : contact@scale4win.fr.

Données collectées sur le site et finalités

• Formulaire de contact (page Société) : nom, e-mail, société, téléphone, message. Finalité : répondre à votre demande. Base légale : notre intérêt légitime à répondre aux demandes qui nous sont adressées et, le cas échéant, les mesures précontractuelles prises à votre demande.
• Formulaire « Audit gratuit » : nom, e-mail professionnel, société, rôle, outil de test, message, date de votre accord et, si vous la joignez, votre DSF (PDF ou DOCX, 10 Mo au plus). Finalité : réaliser l'audit et vous recontacter. Base légale : votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment en écrivant à contact@scale4win.fr. La DSF est conservée dans notre application, accessible à la seule équipe Scale4win (administrateur et commerciaux), pour réaliser l'audit ; avant toute analyse par l'IA, ses identifiants personnels sont remplacés (voir ci-dessous). Dès que vous la joignez, le formulaire l'analyse en mémoire pour vous montrer les données personnelles qui seront remplacées : rien n'est conservé de cette analyse. Vous pouvez aussi, gratuitement et sans envoyer de demande, télécharger le document anonymisé : il est produit en mémoire par les mêmes règles, sans aucun appel à l'IA, et rien n'en est conservé ; sa mise en page est celle de l'original, les données repérées y sont masquées, y compris dans les images qu'il contient (captures d'écran), lues par reconnaissance de caractères sur nos serveurs. Les données que vous ajoutez vous-même à la liste « à anonymiser » (noms, nom de votre client, codes projet…) nous sont transmises avec la demande et ne serviront qu'à anonymiser les documents de votre société.
• Signalement d'un type de donnée non repéré (formulaire d'audit) : nom de la donnée et exemple de format, que nous vous demandons d'inventer. Finalité : améliorer l'outil d'anonymisation. Ce signalement est conservé par Scale4win jusqu'à son traitement ; il ne doit contenir aucune donnée réelle.
• Commandes en ligne : e-mail, entreprise, offre choisie et nombre d'utilisateurs. Finalité : exécuter la commande, créer votre compte et facturer. Base légale : l'exécution du contrat. Le paiement est traité par Stripe : Scale4win ne reçoit pas vos données de carte bancaire.
• Compte utilisateur de la plateforme : nom, e-mail, rôle, société de rattachement, et journal des actions effectuées (traçabilité et sécurité). Base légale : l'exécution du contrat et notre intérêt légitime à sécuriser le service.

Les messages du formulaire de contact nous sont transmis par e-mail ; ils ne sont enregistrés ni sur le serveur ni dans une base de données du site, à l'exception des messages adressés à un community manager de l'annuaire PostOkee (voir plus bas). Les demandes d'audit sont enregistrées dans notre application pour en assurer le suivi, et nous sont aussi transmises par e-mail, DSF jointe.

Documents traités dans la plateforme

Les documents et données que nos clients déposent dans la plateforme sont traités pour leur compte et selon leurs instructions : Scale4win agit alors en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, dans les conditions de l'article 15 des conditions d'utilisation. Avant tout appel à un modèle d'IA, sont remplacés automatiquement : les numéros de sécurité sociale, identifiants patient et dossier, numéros FINESS, adresses e-mail, numéros de téléphone, dates de naissance, IBAN, numéros de carte bancaire, adresses IP, numéros de passeport et de carte d'identité (y compris les champs nominatifs et la bande de lecture automatique d'une pièce d'identité), les noms de personnes précédés d'une civilité ou d'un prénom usuel (et toutes les autres occurrences, dans le même document, d'un nom ainsi repéré), les noms, adresses postales et numéros de téléphone portés par les champs nominatifs d'un exemple de flux SAP (IDoc, XML : NAME1, STREET, CITY1, TEL_NUMBER…), les réponses aux questions sur la reconnaissance de handicap (RQTH, BOETH), ainsi que les données propres à chaque société cliente. Cette détection automatique ne garantit pas de tout repérer. Seule une société qui utilise un modèle d'IA installé sur sa propre infrastructure peut désactiver ce remplacement. Le fournisseur d'IA est choisi par chaque société cliente parmi ceux proposés par la plateforme, ou remplacé par un modèle installé sur son infrastructure. Les notes de version d'éditeurs de logiciels traitées par Synthèse d'évolutions ne sont pas pseudonymisées : elles ne doivent pas contenir de données personnelles.

MailAgent : données de votre boîte Gmail et fichiers importés

La version en ligne de Scale4win MailAgent (/mailagent) vous permet de relier votre boîte Gmail, ou d'importer des mails et des documents, et de les interroger en langage courant. Cette section décrit ce que nous faisons de ces données.

• Autorisation demandée : gmail.modify (lire et rechercher vos messages, les ranger sous un libellé, les mettre à la corbeille, créer des brouillons et envoyer des messages). C'est la plus étroite des autorisations Google couvrant ces usages. Elle ne permet pas de supprimer définitivement un message.
• Usage : uniquement pour répondre aux demandes que vous faites dans MailAgent, au moment où vous les faites. Aucune modification de votre boîte (rangement, corbeille, envoi) n'est faite sans que MailAgent vous l'ait d'abord annoncée et que vous l'ayez confirmée.
• Ce qui est conservé : votre adresse Gmail ; le jeton d'accès durable fourni par Google, chiffré (AES-256) et jamais transmis à votre navigateur ; vos conversations avec MailAgent (vos questions, ses réponses et la liste des actions effectuées), 10 au plus, que vous pouvez supprimer à tout moment ; votre éventuelle demande d'accès (adresse Gmail, dates, réponse). Votre boîte Gmail n'est pas copiée chez Scale4win : son contenu est relu chez Google à chaque question. Une conversation garde vos questions et les réponses de MailAgent, qui peuvent citer des extraits de vos messages, ainsi que la table qui permet de rétablir les noms et les numéros masqués (voir « Intelligence artificielle »).
• Fichiers importés (.eml, .msg, PDF, Word, Excel, texte…, 25 Mo et 20 fichiers par conversation au plus) : ils sont lus en mémoire et ne sont jamais enregistrés tels quels. Seul le texte qui en est extrait (avec, pour un mail, son expéditeur, ses destinataires, sa date et son objet) est conservé, rattaché à la conversation, et supprimé avec elle. Il ne sert qu'à répondre à vos questions dans cette conversation, en lecture seule. N'importez que des fichiers que vous avez le droit de traiter.
• Intelligence artificielle : pour répondre, les extraits utiles de vos messages sont transmis au modèle d'IA retenu par Scale4win pour MailAgent parmi ses prestataires (Anthropic, Mistral AI, Microsoft Azure OpenAI ou un modèle hébergé par Scale4win), après remplacement par des repères des adresses e-mail, des noms d'expéditeurs et de destinataires, des noms de personnes repérés dans le texte, des numéros de téléphone, IBAN, numéros de carte et de sécurité sociale, des dates de naissance, des numéros de pièce d'identité, des identifiants patient et des termes que votre société a déclarés à masquer ; ils sont rétablis par notre serveur, jamais par le modèle. Cette détection automatique ne garantit pas de tout repérer. Scale4win n'utilise ni vos données Gmail ni vos fichiers pour développer ou améliorer des modèles d'IA.
• Ce que nous ne faisons jamais : vendre vos données Gmail, les utiliser à des fins publicitaires ou de profilage, les transmettre à des tiers autres que les prestataires nécessaires au service (hébergement, base de données, fournisseur d'IA), ou les faire lire par une personne, sauf avec votre accord explicite pour un message donné, pour des raisons de sécurité (enquête sur un abus), ou pour respecter la loi.
• Délier et supprimer : le bouton « Délier » de MailAgent révoque immédiatement l'accès chez Google et supprime le jeton conservé. Vous pouvez aussi retirer l'accès depuis votre compte Google (myaccount.google.com/permissions). Vous supprimez une conversation, et le texte de ses fichiers, depuis MailAgent ; vos conversations sont aussi supprimées à votre demande (contact@scale4win.fr), après 12 mois sans activité et à la clôture de votre compte.
• Version locale (application pour Windows et macOS) : vos messages sont traités sur votre ordinateur, par l'IA installée sur celui-ci ; ils ne transitent pas par les serveurs de Scale4win. Si vous choisissez, dans ses réglages, d'utiliser le modèle Claude d'Anthropic avec votre propre clé, les extraits utiles de vos messages partent directement de votre ordinateur vers Anthropic, sans remplacement préalable des noms et numéros, dans le cadre de votre contrat avec Anthropic. L'activation de la licence transmet à Scale4win la clé de licence et un identifiant aléatoire créé sur le poste, rien d'autre.

L'utilisation et le transfert vers toute autre application, par Scale4win, des informations reçues des API de Google respectent le Règlement sur les données utilisateur des services API Google, y compris les exigences relatives à l'utilisation limitée (« Limited Use »).

Données traitées par certains produits

Dans les produits ci-dessous, le client qui les utilise est responsable du traitement des données de ses propres clients, patients, candidats ou salariés, et Scale4win est son sous-traitant, sauf mention contraire.

• S4W for RH (présélection de candidatures) : la société qui recrute est responsable du traitement et informe les candidats. Avant l'analyse par l'IA, en plus des données ci-dessus, l'âge, la situation familiale, la nationalité, le lieu et la date de naissance, l'adresse postale, le profil LinkedIn et les mentions de handicap repérés dans le CV sont retirés ; des indices peuvent subsister dans un texte libre. L'IA ne prend aucune décision : chaque candidature est examinée par un recruteur, et écarter une candidature exige un motif saisi par lui. Les candidatures sont supprimées à l'issue de la durée de conservation fixée par la société pour la campagne (24 mois par défaut).
• MonStetto (santé) : le praticien est responsable du traitement des données de ses patients. Les dossiers patients, notes et transcriptions de consultation ne sont tenus que dans la version installée au cabinet ; la version en ligne ne conserve que le compte du patient et ses rendez-vous, effacés 12 mois après leur date. La transcription d'une consultation n'est lancée qu'après l'information du patient, l'audio n'est jamais conservé, la transcription est effacée à l'expiration du délai de conservation réglé par le praticien, et le texte est pseudonymisé avant le modèle d'IA. Le patient peut supprimer son compte en ligne depuis son espace. Les rappels de rendez-vous par SMS sont envoyés par Brevo.
• Godwish Hotel Manager (réservation hôtelière) : l'hôtel est responsable du traitement des données de ses clients pour leur séjour (réservation, facture, fiche de police). Le compte client Godwish, commun aux hôtels de la plateforme, est géré par Scale4win, responsable de ce traitement, pour vous permettre de réserver ; vous pouvez le supprimer depuis votre espace, vos réservations et factures restant conservées par l'hôtel pour ses obligations légales. Le paiement est traité par le prestataire de paiement de l'hôtel : ni Scale4win ni l'hôtel ne reçoivent vos données de carte.
• PostOkee (publications Instagram et TikTok) : un compte Instagram ou TikTok relié l'est par un jeton d'accès chiffré, avec le nom du compte et ses statistiques ; « Délier » le supprime, de même qu'une demande de suppression faite chez Meta. Les personnes qui valident les publications chez le client sans compte sont informées que leurs nom, e-mail, décisions et commentaires, ainsi que leur adresse IP et leur navigateur à l'ouverture et à la décision, sont enregistrés pour servir de preuve de validation à l'agence (intérêt légitime de l'agence). L'annuaire public des community managers et la vérification des badges de formation relèvent de Scale4win, responsable de traitement : une fiche n'est publiée qu'avec l'accord du community manager, qui la retire à tout moment ; un badge vérifié n'affiche que le prénom et l'initiale du nom ; les messages envoyés à un community manager depuis l'annuaire sont enregistrés et lui sont transmis.
• Facturation & Prospects : fiches clients, devis, factures et prospects sont traités pour le compte de la société utilisatrice. Le module de prospection reprend des données d'entreprises du répertoire public SIRENE, y compris le nom de leurs dirigeants, en écartant les entreprises qui en ont limité la diffusion ; chaque e-mail de prospection indique l'origine des coordonnées et le moyen de s'opposer, et une opposition est conservée pour ne plus solliciter l'entreprise.
• Pilotage de projets, Formations, Maîtrise de l'IA : les temps saisis et les résultats d'évaluation sont traités pour le compte de l'employeur, qui en informe ses salariés. Un certificat de réussite peut être vérifié par toute personne qui en détient l'identifiant : elle voit le nom du titulaire et son résultat.
• Immo : les coordonnées des vendeurs ne sont pas transmises au modèle d'IA.

Destinataires et prestataires

Vos données sont destinées à Scale4win. Elles ne sont ni vendues ni louées. Nous faisons appel aux prestataires techniques suivants :

• Render (hébergement de l'application, région de Francfort, UE) et Supabase (base de données, région Irlande, UE) ;
• Stripe (paiement des commandes en ligne) ;
• Cloudflare (Turnstile), lorsque la vérification anti-robot du téléchargement d'un document anonymisé est activée : votre adresse IP et des informations techniques sur votre navigateur lui sont transmises au moment de ce téléchargement, pour distinguer une personne d'un robot ;
• les fournisseurs de modèles d'IA proposés par la plateforme (Anthropic, Mistral AI, Microsoft Azure OpenAI, Zhipu AI), pour les fonctions d'IA, après pseudonymisation ;
• Brevo (envoi des SMS de rappel de MonStetto) ;
• Meta (Instagram, Facebook) et TikTok, lorsque vous reliez un compte dans PostOkee ou choisissez de vous connecter avec Facebook ; Google, lorsque vous vous connectez avec Google ou reliez votre boîte Gmail ;
• pour Godwish Hotel Manager, le prestataire de paiement choisi par l'hôtel ;
• notre prestataire de messagerie électronique (acheminement des e-mails) ;
• Google : la page Société propose une carte Google Maps, affichée seulement si vous cliquez sur « Afficher la carte » ; votre adresse IP est alors transmise à Google. Les polices de caractères du site sont hébergées par Scale4win : aucun appel n'est fait à Google Fonts.

Certains de ces prestataires sont établis hors de l'Union européenne, notamment aux États-Unis (Render, Stripe, Anthropic, Google, Cloudflare) et, pour Zhipu AI, en Asie. Ces transferts sont encadrés par les garanties prévues par le RGPD : décision d'adéquation, dont le cadre de protection des données UE–États-Unis pour les sociétés qui y adhèrent, ou clauses contractuelles types de la Commission européenne. Une société cliente peut écarter un fournisseur d'IA en en choisissant un autre ou un modèle installé chez elle.

Durées de conservation

• Demandes de contact et d'audit : 3 ans à compter de notre dernier échange.
• DSF jointe à une demande d'audit : supprimée 90 jours après la clôture de la demande, et au plus tard un an après sa réception.
• Compte utilisateur : pendant toute la durée du contrat.
• MailAgent : liaison Gmail jusqu'à ce que vous la déliez ; conversations, avec le texte de leurs fichiers importés, jusqu'à leur suppression, au plus tard après 12 mois sans activité ou à la clôture du compte (10 conversations au plus) ; le journal de sécurité ne garde des imports et des suppressions que des volumes, jamais un nom de fichier ni un contenu.
• Documents déposés dans la plateforme, extractions et référentiel de tests : pendant la durée du contrat ; supprimés à la fermeture du compte, après export si vous le demandez.
• S4W for RH : candidatures supprimées à l'issue de la durée fixée pour la campagne (24 mois par défaut).
• MonStetto (version en ligne) : rendez-vous effacés 12 mois après leur date ; compte patient jusqu'à sa suppression par le patient.
• PostOkee : messages adressés à un community manager depuis l'annuaire, 12 mois ; adresse IP et navigateur des personnes qui valident, 5 ans, durée de prescription de l'action en justice.
• Prospection : données d'un prospect, 3 ans au plus après le dernier échange ; opposition, 3 ans.
• Pièces comptables et factures : 10 ans, conformément au Code de commerce.

Cookies et stockage dans votre navigateur

Le site n'utilise aucun cookie publicitaire ni de mesure d'audience. Seuls des éléments strictement nécessaires à son fonctionnement sont utilisés, ce qui ne requiert pas votre consentement :

• cookie de session aphp_token, posé à la connexion pour vous maintenir connecté ;
• cookie aphp_addin_session (30 jours), posé uniquement si vous utilisez nos compléments Office ;
• préférence de langue (aphp_lang), conservée dans votre navigateur ;
• données de session conservées dans l'onglet ouvert et effacées à sa fermeture.

Sécurité

Isolation des données par société, chiffrement AES-256 des comptes et des clés d'accès, connexions chiffrées (HTTPS), journal d'audit des actions.

Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de retirer votre consentement à tout moment. Pour les exercer, écrivez à contact@scale4win.fr. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr).

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